TODOリストがタスクの山になるのを阻止する方法

2018.6.3

なぜタスクの山になるのか

なぜTODOリストはタスクの山になってしまうのでしょうか。

タスクの山を作り上げている人は、その理由がよくわかっていません。

そして、タスクが山になったら、ツールが悪いのか、TODOリストの作り方が悪いのか迷路にハマります。

主な理由は、後者のTODOリストの作り方が悪いということもありますが、一番の理由は見直しが出来ていないことです。

TODOリストは運用が習慣化していないと山になる。

タスクの山対策その1

タスクの山対策を紹介していきます。

TODOリストの中がタスクの山になる最大の原因である運用にについてです。

普段仕事をしていると急に用事を頼まれることが多々あります。

そして、急な用事を優先してこなすため、急な用事>TODOリストのタスクという構図になります。

繰り返し急な用事、割り込みタスクを優先しているとTODOリストに書いていることはどうでも良くなり、見る必要も感じなくなってしまいます。

結局、本来やりたかった大切なタスクがこなせず、たまり続け、山となるわけです。

急に仕事を頼まれたとき、すぐにTODOリストを開いて登録する事を習慣づける必要があります。

基本的なスタンスとして、後から追加しても良いのでTODOリストをベースに仕事を進めるべきです。

TODOリストを運用する上で絶対に守らないといけないことは、

TODOリストに書いていないことはしない。

タスクの山対策その2

TODOリストに書いていることベースに仕事進められる用になってきたら、次の山になるポイントの対処です。

頼まれたタスク、自分が必要だと感じたタスクをTODOリストにどんどん追加していきタスクも消化しているのに、増えるスピードのほうが早くて消化が追いつかない。

ふと、リストの中身を見返すと、何のことだかわからないタスクがいっぱい。

リストに登録したときは大事だと思ったはずだと、消すことも出来ず消化不能なタスクがたまり続けていないでしょうか。

タスクの山対策その2は、リストにタスクを登録するとき出来るだけ具体的に書くということです。

最低でもこの4つくらいはできるだけ正確に書き留めておくと良いでしょう。

内容のレベル感は数カ月後の自分が見ても正確に思い出せるレベルまで落とし込めていれば十分です。

TODOリストにタスクを登録するときは数カ月後の自分がわかるように。

タスクの山対策その3

ここまで来るとTODOリストベースの仕事が出来始めていますが、時間とともに物事の価値は変わってきます。

TODOリストには細かくタスクが登録されていますが、長期間残り続けているタスクがいくつかあるはずです。

特に期日がないタスク。

TODOリストはタスクを登録し続ければ良いわけではなく、時には削除が必要です。

「せっかく登録したに消してしまうのか。」

「やったほうが良いことなのに消してしまうのか。」

と、もったいない気持ちが湧き上がってきますが。

おそらくそのタスクは将来消化されることはないので削除しましょう。

特に期日がないタスクはやらなくても問題ないタスクです。

長時間残り続けているタスクは重要なタスクではないので削除。

タスクの山対策その4

最後の山対策です。

これは山対策というよりは、時々これを行うことでTODOリストが正しく運用されいることを維持するための活動です。

それは、TODOリストの全体を定期的に見直すことです。

TODOリストの正しい運用がわかって、そのとおり活用できていても、忙しい時など時間が取れずTODOリストが少しだけ散らかった状態になるので、定期的にTODOリストを見直すタイミングを作って、解消していきます。

頻度としては最低週1回の週次レビューを入れておくと良いでしょう。

定期的にTODOリストのレビューを行う。

まとめ

TODOリストですべての仕事を管理し仕切るのは難しいかもしれませんが、うまく運用ができれば仕事の漏れを防ぐ便利なツールとなります。

まずは、TODOリストに書かれていないことはやらないから初めて見てはどうでしょうか。